Fin août 2015.

Pilotage [2014-2015]

Un chapitre du rapport d’activités 2014-2015 de la présidence, (voir le texte complet en PDF ici.)

Ressources humaines

Politique de recrutement

  • Pour sensibiliser les futur-e-s enseignant-e-s-chercheur-e-s à la politique de l’établissement, une phrase résumant celle-ci (développement de la formation tout au long de la vie, innovation pédagogique et aide à la réussite) doit désormais figurer dans chaque profil de poste (délibération du conseil académique de septembre 2014).
  • Un cadrage a été adopté pour la procédure de recrutement des contractuel-le-s d’enseignement. Le cadrage du recrutement des PRAG et PRCE sera quant à lui révisé prochainement.
  • L’université n’atteint pas le taux de recrutement de 6% de personnels reconnus travailleurs handicapés. Elle devrait donc s’acquitter d’une amende de 280k€ auprès du Fonds d’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP). Cette dépense réduit la marge de manœuvre sur la masse salariale État. Les leviers pour faire augmenter significativement ce taux restent aujourd’hui limités. L’université en effet n’est juridiquement pas autorisée à publier des emplois réservés au titre du handicap pour le recrutement des enseignant-e-s-chercheur-e-s, contrairement au recrutement des BIATSS.
  • Le régime indemnitaire des fonctionnaires change en 2016. Il reprend l’ensemble des primes existantes dans un seul système (le régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l’expertise et de l’engagement professionnel − RIFSEEP). Par ailleurs, les trois universités lilloises doivent faire converger leurs pratiques. Une concertation avec les organisations syndicales est en cours, afin de préparer ces deux échéances.

Politique de formation des personnels

L’université met en place des formations pour accompagner les personnels dans la création de l’Université de Lille. Les trois établissements ont souhaité y consacrer une partie importante du plan de formation 2015-19 : animation des groupes de travail, accompagnement au changement, etc. (voir chapitre sur la responsabilité sociale). Par ailleurs, les formations se diversifient peu à peu, pour répondre aux besoins spécifiques des différents types de métiers, en approfondissant les compétences.

Un plan de formation au GBCP (gestion budgétaire et comptable publique) a été mis en œuvre au premier semestre 2015. Il vise à informer l’ensemble de l’établissement des évolutions induites par ce nouveau décret et à former les gestionnaires financier-e-s aux nouvelles modalités d’élaboration et de suivi du budget. Par ailleurs, l’établissement poursuit le déploiement de l’outil Sifac, notamment à travers le flux des recettes.

Finances

Le débat d’orientation budgétaire (DOB), qui s’est tenu cette année bien en amont de la présentation de la lettre de cadrage budgétaire, a permis d’influer largement sur son contenu.

La préparation du passage à la nouvelle comptabilité

L’année 2014-2015 a été marquée par la préparation du passage au décret sur la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) de novembre 2012, qui doit intervenir au 1er janvier 2016. Dans ce contexte, un service facturier au sein de l’agence comptable a été mis en place au 1er janvier 2015 afin de fluidifier le traitement des factures et d’améliorer le délai global de paiement. Cette réorganisation a nécessité le déploiement de l’outil Sifac dans les composantes : près de 120 gestionnaires ont été formé-e-s aux modules dépenses, missions et budget de ce logiciel de gestion financière de décembre 2014 à mars 2015 et un service d’assistance a été créé en soutien de ce déploiement.

Parallèlement, une cellule d’appui à la recherche a été mise en œuvre afin de faciliter et d’améliorer le suivi financier des conventions de recherche et de permettre la prise en compte de la pluriannualité dans le budget de l’établissement.

Le début de l’année 2015 a également été marqué par le travail conjoint de la direction des affaires financières et de l’agence comptable sur la clôture des comptes 2014 et la troisième certification des comptes par nos commissaires aux comptes (cabinet KPMG). Le résultat comptable était pour la cinquième année consécutive excédentaire, à hauteur de 2,5M€ pour l’exercice 2014.

Une gestion “fine” de la masse salariale

Les indicateurs construits permettent désormais de suivre l’évolution de la masse salariale (MS) par catégorie de personnel sur plusieurs années, ainsi que la consommation des crédits mois par mois. La collaboration entre la direction des ressources humaines et celle des affaires financières doit permettre à terme d’intégrer la campagne d’emploi et son impact dans la prévision budgétaire et son suivi. L’objectif fixé dans l’année à venir est d’expliquer les variations de la MS par un suivi individualisé qui permettra notamment de calculer le glissement vieillesse-technicité (GVT) et de déterminer les extensions en année pleine (EAP) pour une vision pluriannuelle.

Renforcement du contrôle interne

Le contrôle interne est une démarche de maîtrise des risques qui comprend l’ensemble des dispositifs (procédures, tableaux de suivi, visas, contrôles…) visant à s’assurer de la bonne réalisation des missions de l’université. Ces dispositifs doivent être organisés, formalisés et rendus permanents. Ils ne visent pas à supprimer les risques, mais à fournir une assurance raisonnable quant à la bonne réalisation des objectifs de l’université.

Le travail collaboratif avec l’ensemble des services concernés améliore l’efficacité et la qualité des contrôles réalisés.

Il reste à étendre le contrôle interne et comptable (CIC) à l’ensemble des processus de l’établissement. Celui de la scolarité tout d’abord (délivrance des diplômes, APB), mais aussi celui des ressources humaines (gestion individuelle des personnels, santé-sécurité). Par ailleurs, dans le cadre de la fusion, plusieurs groupes de travail commencent à constituer un entrepôt de l’ensemble des procédures mis en œuvre dans les universités lilloises. Des documents types, communs aux trois établissements, ont déjà été réalisés : cartographie des processus, cartographie des risques, plan d’action, procédures, modes opératoires, organigrammes fonctionnels, logigrammes… Il est important que cette harmonisation se poursuive, tout comme la mise en œuvre de la méthodologie CIC. L’outil, qui n’a pas vraiment d’équivalent dans les deux autres universités lilloises, va continuer d’être affiné l’année prochaine.

Des outils pour piloter l’offre de formation

Développement d’un référentiel des formations

Dans le cadre de la procédure d’accréditation, l’offre de formation de l’établissement a été profondément restructurée tant en Master qu’en Licence. Durant l’année écoulée, un important dialogue avec les responsables de formation a été mené. Il s’est agi à la fois de répondre aux exigences du ministère en matière de diversification des parcours, de pluridisciplinarité, d’ouverture, de spécialisation progressive, de professionnalisation et de maîtriser les coûts tout en préservant le présentiel étudiant.

Ce travail a été mené de front avec le développement d’un nouveau « Référentiel des formations », outil de pilotage qui permet d’avoir une vue d’ensemble très précise de l’offre de formation (maquettes, mutualisations entre parcours, transversalité…). Il permet d’en évaluer le coût, de suivre son évolution et d’alimenter, sans ressaisie, diverses applications du système d’information.

Poursuite de la clarification et de transparence des règles de fonctionnement internes

Jusqu’ici, le suivi des travaux d’études et de recherche (TER) pratiqués en licence et celui des mémoires de recherche en master donnait lieu à une très grande diversité de rémunérations (quand rémunération il y avait). Pour clarifier les règles et faire reconnaître partout le travail accompli, un cadre commun a été élaboré en concertation avec les différentes instances. Adopté en juillet 2015, ce cahier des charges spécifie notamment dans quelles conditions le suivi donne droit à une rétribution (nombre d’étudiants suivis et évalués pour les TER, forfait par mémoire suivi et soutenu pour les masters, à répartir sur la totalité du parcours M1/M2). À cette occasion, le cadrage du suivi des stages a été également révisé, un an après son adoption en septembre 2014.

Patrimoine

L’année 2015 a été marquée par le lancement d’importants projets immobiliers.

Projets en cours

Learning center

Depuis mars 2015, le financement des travaux du Learning center est acquis (signature du contrat de plan État-Région le 10 juillet 2015). C’est l’aboutissement de plusieurs années de préparation et de négociation avec le Conseil régional et l’État. Le coût du projet s’élève à 48 millions d’euros (35 millions pour la construction du bâtiment neuf, 13 millions pour la déconstruction de la bibliothèque universitaire centrale).

Le lancement du projet architectural peut donc commencer. Il comprend la construction d’un nouveau bâtiment de 9 500 m², suivi par l’arasement de la bibliothèque universitaire, remplacée par un espace paysager. Ce scénario en deux temps évitera d’avoir à déménager temporairement les collections. Les deux phases seront confiées à un même architecte. Calendrier prévisionnel :

  • Fin 2015 : concours d’architecte
  • 2016 : choix du nom
  • Mai 2016 : rendu du projet
  • Mai 2017 : fin des études
  • Fin octobre 2017 : attribution des marchés pour les travaux
  • 2018-2020 : Travaux (construction du Learning center, puis arasement de la bibliothèque universitaire)

Un groupe de concertation interne à l’UdL-SHS, composé d’une cinquantaine de personnes (étudiants, personnels administratifs, enseignant-e-s-chercheur-e-s, personnels des bibliothèques (BU et composantes), services impliqués dans le projet), a été constitué pour accompagner l’établissement dans la conduite du projet de Learning center SHS. Les délais imposés par les phases de pré-programmation et de programmation n’ont malheureusement pas permis de le réunir plus d’une fois en 2015. Les réunions se poursuivront en 2016. Les premières porteront sur la conception et l’organisation des pôles thématiques, le nom du Learning center et sur ce qui en fera l’identité.

Résidences étudiantes

Le 17 février 2015, la première pierre de la nouvelle résidence étudiante, de 210 places, à l’ouest du campus, a été posée (Blog Présidence, 14 janvier 2015.) L’avancement des travaux se poursuit selon le calendrier prévu. Son ouverture est programmée à la rentrée 2016. À l’est, les travaux de réfection et réaménagement du parking ont permis de préparer l’emplacement d’une autre résidence étudiante, dont le dossier est en cours de validation par le Ministère.

Bâtiment des LEA

Le bâtiment des langues étrangères appliquées (LEA), commun avec IMMD (Institut du management et du marketing de la distribution), va être inauguré le 9 juillet 2016 à l’Ilôt Gare, à Roubaix. Le coût total du projet est de 22 millions d’euros. L’UdL-SHS va prendre en charge une partie de l’équipement : tables, chaises, bibliothèque, salles informatiques, etc. Le coût est estimé à un million d’euros.

Projets à l’étude

Maison de l’étudiant

Le projet de Maison de l’étudiant est en train d’aboutir. L’idée est de dégager des locaux spécifiquement dédiés à la vie étudiante, en particulier pour les associations. Cette nouvelle Maison de l’étudiant se tiendra au-dessus du café Florès, au même étage que le restaurant universitaire. Elle disposera d’un peu plus de 330 mètres carrés, et sera clairement séparée, y compris au niveau de la signalétique, du restaurant. Les associations agréées de l’UdL-SHS disposeront en commun de trois salles de travail et de répétitions, et de deux bureaux qu’il faudra réserver par période, en fonction des projets en cours. Le bureau de la vie étudiante y aura également ses locaux. Des financements (environ 1,5 million d’euros) restent cependant à trouver pour une ouverture prévue a priori en 2017.

Parallèlement au projet de bâtiment, une enquête sociologique a été menée par des étudiant-e-s de 2e année de licence, parcours sociologie quantitative, sur les « attentes et besoins des étudiants dans le cadre du projet de création de la Maison des étudiants ». La particularité de cette enquête est d’apporter une autre manière de voir et d’étudier la question, puisque le diagnostic sur les étudiant-e-s est réalisé par leurs pairs. Elle donne également des pistes quant aux nouvelles manières de rendre le campus plus attractif et accueillant (Blog Inforum, 19 juin 2015)

Sans attendre la création de la Maison de l’étudiant, l’université a prévu des opérations d’équipement tant à l’intérieur de l’établissement qu’à l’extérieur (voir ci-dessous).

Bibliothèque de langues

La définition du programme de fusion des bibliothèques de langue est en cours. L’objectif est de rapprocher les trois bibliothèques de langues (Angellier, Études germaniques, Études romanes slaves et orientales) du centre de ressources en langues (CRL) pour créer un centre moderne, agréable et bien visible des étudiants, dédié à l’apprentissage et la connaissance de la langue. La réunion des personnels en un même lieu pourrait permettre d’augmenter la durée d’ouverture de la bibliothèque. Le coût des travaux est estimé entre 2,5 et 3M€. Il sera financé en prélevant dans le fonds de roulement, avec l’objectif pour celui-ci de demeurer aux alentours de trente jours.

Salle de sports

Concernant le projet de construction d’une salle de sport, les discussions sont toujours en cours avec la ville de Villeneuve d’Ascq, propriétaire des terrains. Un accord sur la localisation (côté Boulevard de l’Ouest) se dessine. Le coût du projet est évalué à environ un million d’euros. Il est censé être financé par l’État.

Communication

  • La structuration de la communication de l’Université de Lille se poursuit, auprès de différents publics, afin que l’identité de la future université se diffuse peu à peu : événements communs (soirée partenaires, conférence de rentrée, concert de l’orchestre national de Lille ouvert aux personnels des trois universités, etc.), journées portes ouvertes, salons (la visibilité des trois universités lilloises sous une seule bannière a été considérablement renforcée au dernier salon de l’étudiant), biennale Handicap, etc. Les services des trois universités travaillent désormais très régulièrement en commun.
  • La communication et l’information interne des campus de l’université a été poursuivie. Une enquête a permis d’en évaluer les besoins et de mieux cerner les principaux canaux d’information utilisés par les personnels et les étudiant-e-s (messagerie, ENT notamment), avec quelques spécificités (importance de Facebook et de l’affichage papier chez les étudiant-e-s, par exemple).
  • A l’échelle de l’UdL-SHS, une version rénovée de la newsletter a été lancée en octobre 2015. Un « blog présidence » a aussi été créé, qui est destiné aux personnels et aux étudiant-e-s et a pour objectif d’informer sur la vie de l’établissement, notamment sur les actions menées par la présidence.
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